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Apotheken-News: Selbstorganisation in Apotheken – Effizienz durch Eigenverantwortung

Wie Teams Verantwortung übernehmen und Inhaber den Wandel erfolgreich gestalten

Selbstorganisierte Teams können Apotheken entlasten, die Effizienz steigern und die Mitarbeitermotivation fördern. Doch die Umsetzung erfordert Mut, klare Strukturen und eine neue Definition von Führung. Wie schaffen es Apothekeninhaber, Verantwortung abzugeben, ohne die Kontrolle zu verlieren? Der Bericht beleuchtet die Chancen, Risiken und die entscheidenden Schritte, um Eigenverantwortung erfolgreich zu fördern – und zeigt, wo klare Grenzen gezogen werden müssen, um den komplexen Anforderungen der Branche gerecht zu werden.

Das Konzept der selbstorganisierten Teams gewinnt in der Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung, auch in Apotheken. Während Eigenverantwortung und flache Hierarchien in anderen Branchen bereits etabliert sind, wagen Apothekeninhaber diesen Schritt oft nur zögerlich. Dabei könnten die Vorteile für den Apothekenbetrieb erheblich sein: Weniger operative Belastung für die Inhaber, effizientere Arbeitsabläufe und eine stärkere Einbindung der Mitarbeitenden. Doch der Weg zur Selbstorganisation ist komplex und erfordert eine klare Strategie sowie den Willen, Führung neu zu definieren.

Ein wesentlicher Aspekt bei der Einführung selbstorganisierter Teams ist die Übertragung von Verantwortlichkeiten. Dies betrifft etwa die Organisation des Tagesgeschäfts, die Warenwirtschaft oder die interne Kommunikation. Durch die Verlagerung solcher Aufgaben auf das Team können sich Apothekeninhaber stärker auf strategische Entscheidungen, Kundenbindung und rechtliche Fragestellungen konzentrieren. Gleichzeitig erfordert dies Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeitenden und die Bereitschaft, Kontrollmechanismen auf ein Minimum zu reduzieren.

Herausfordernd ist jedoch die Abgrenzung der Kompetenzen. Es gilt, einen Rahmen zu schaffen, in dem Teams eigenständig agieren können, ohne jedoch zentrale Leitungsaufgaben aus den Händen zu geben. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass Entscheidungen zu Personalplanung oder Investitionen weiterhin in der Verantwortung der Inhaber bleiben, während alltägliche Prozesse wie die Schichtplanung oder Kundenberatung autonom organisiert werden können. Eine klare Kommunikation dieser Zuständigkeiten ist entscheidend, um Missverständnisse und potenzielle Konflikte zu vermeiden.

Neben den organisatorischen Anforderungen sind auch rechtliche und regulatorische Vorgaben zu beachten. Insbesondere die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Dokumentationspflichten und Vorschriften zur Arzneimittelabgabe lässt kaum Spielraum für Fehler. Hier müssen Apothekeninhaber sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Schulungen und Weiterbildungen spielen daher eine zentrale Rolle bei der Einführung von selbstorganisierten Strukturen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unternehmenskultur. Selbstorganisation funktioniert nur in einem Umfeld, das von gegenseitigem Respekt, Vertrauen und einer offenen Kommunikationskultur geprägt ist. Apotheken, die noch stark hierarchisch geprägt sind, müssen zunächst an ihrer internen Dynamik arbeiten, bevor ein solcher Wandel erfolgreich umgesetzt werden kann. Der Prozess ist zeitintensiv und erfordert Geduld, doch die potenziellen Vorteile – von höherer Motivation der Mitarbeitenden bis hin zu besserer Kundenbetreuung – rechtfertigen den Aufwand.

Nicht zuletzt kann auch die Digitalisierung einen entscheidenden Beitrag leisten. Moderne Softwarelösungen für die Aufgabenverwaltung oder Tools zur Verbesserung der internen Kommunikation können die Arbeit in selbstorganisierten Teams erheblich erleichtern. Sie bieten Transparenz, fördern den Informationsfluss und erleichtern die Nachverfolgbarkeit von Aufgaben, ohne dass eine zentrale Steuerung notwendig ist.

Dennoch bleibt Selbstorganisation ein zweischneidiges Schwert. Ohne klare Leitplanken und regelmäßige Reflexion besteht die Gefahr, dass Teams sich überfordert fühlen oder ineffizient arbeiten. Es ist Aufgabe der Apothekenleitung, diesen Prozess kontinuierlich zu begleiten und sicherzustellen, dass die Strukturen funktionieren.

 
Kommentar:

Die Idee selbstorganisierter Teams in Apotheken ist eine wegweisende Entwicklung, die auf den ersten Blick viele Chancen bietet. Doch so verheißungsvoll das Konzept klingt, so anspruchsvoll ist seine Umsetzung. Apothekeninhaber, die diesen Schritt wagen, betreten Neuland und müssen bereit sein, ihre Rolle grundlegend neu zu definieren. Statt als klassische Führungskräfte müssen sie zu Moderatoren, Mentoren und Unterstützern werden, die ihre Mitarbeitenden befähigen und ermutigen, Verantwortung zu übernehmen.

Ein häufig unterschätzter Aspekt ist die emotionale Komponente dieses Wandels. Viele Inhaber empfinden es als Verlust an Kontrolle, wenn sie Aufgaben delegieren, die zuvor ausschließlich in ihrem Zuständigkeitsbereich lagen. Doch Kontrolle und Vertrauen schließen sich nicht aus – sie ergänzen sich. Eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, kombiniert mit regelmäßigen Feedbackgesprächen, kann helfen, diesen Übergang zu erleichtern. Inhaber sollten sich bewusst machen, dass ihre Mitarbeitenden durch mehr Verantwortung auch mehr Engagement zeigen können. Dies schafft nicht nur eine entlastete Führung, sondern steigert auch die Bindung ans Unternehmen.

Gleichzeitig dürfen die Herausforderungen nicht ignoriert werden. Selbstorganisation bedeutet nicht, dass Führung überflüssig wird. Vielmehr verlagert sich der Fokus: von der Anweisung zur Koordination, von der Kontrolle zur Unterstützung. Es ist ein schmaler Grat zwischen Überforderung der Teams und zu starker Einmischung durch die Leitung. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, um die richtige Balance zu finden.

Auch die rechtlichen Anforderungen stellen eine Grenze dar, die nicht überschritten werden darf. In einer Branche wie der Pharmazie, die von hohen regulatorischen Standards geprägt ist, müssen Inhaber stets die letzte Verantwortung tragen. Dies entbindet sie jedoch nicht davon, ihre Teams aktiv in den Prozess einzubinden und Kompetenzen zu fördern. Letztlich ist Selbstorganisation nicht das Ziel, sondern ein Mittel, um den Apothekenbetrieb zukunftsfähig zu machen.

Die Einführung selbstorganisierter Teams ist kein Schnellschuss, sondern ein langfristiges Projekt. Sie verlangt von Apothekeninhabern Offenheit für Veränderung, Geduld und die Bereitschaft, auch Rückschläge in Kauf zu nehmen. Doch wer diesen Weg konsequent geht, kann von den Vorteilen profitieren: flexiblere Strukturen, motivierte Mitarbeitende und eine Entlastung der Leitung. Der Schlüssel liegt in einer neuen Definition von Führung – nicht als Macht, sondern als Partnerschaft.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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