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APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

Effizient durch die kalte Jahreszeit

Zeitmanagement, Prioritäten und Wohlbefinden als Schlüssel zum Erfolg in der Apotheke

Mit dem Beginn der kalten Jahreszeit stehen Apothekenbetreiber vor besonderen Herausforderungen: Eine steigende Nachfrage nach Grippeimpfungen und Erkältungsmitteln trifft auf einen ohnehin schon vollen Arbeitsalltag. Effektives Zeitmanagement wird in dieser Phase zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Dieser Bericht beleuchtet, wie Apothekenbetreiber ihre Arbeitsabläufe strukturieren können, um flexibel auf unvorhersehbare Ereignisse zu reagieren und gleichzeitig ihre eigenen Grenzen zu wahren. Methoden wie die 40:60-Regel und das Kieselprinzip helfen dabei, Prioritäten richtig zu setzen und Überlastung zu vermeiden. Auch das persönliche Wohlbefinden spielt dabei eine wichtige Rolle.

Mit dem Einbruch der Herbst- und Wintersaison steigen nicht nur die Temperaturen, sondern auch die Herausforderungen für Apothekenbetreiber. Während die Tage kürzer werden und das nasskalte Wetter die Menschen vermehrt in die Apotheken treibt, steigt die Nachfrage nach saisonalen Produkten wie Erkältungsmitteln und Grippeimpfungen. Gleichzeitig bleibt der tägliche Apothekenbetrieb mit seinen vielfältigen Aufgaben, wie Bestellungen, Abrechnungen und Mitarbeiterkoordination, bestehen. Dies führt zu einem erhöhten Arbeitsaufkommen, das sich nur mit einem klaren Zeitmanagement bewältigen lässt.

Besonders in dieser Zeit ist es entscheidend, die eigene Zeit effizient zu nutzen und unnötigen Stress zu vermeiden. Ein bewährter Ansatz ist die strukturierte Wochenplanung. Das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (Ifaa) empfiehlt, bereits zu Beginn der Woche eine detaillierte Liste aller anstehenden Aufgaben zu erstellen, die sowohl berufliche als auch private Verpflichtungen umfasst. Diese Liste sollte nicht nur die Aufgaben selbst enthalten, sondern auch eine realistische Einschätzung der benötigten Zeit für jede Tätigkeit. Dies schafft Verbindlichkeit und gibt Apothekenbetreibern einen klaren Überblick darüber, was sie im Laufe der Woche erwartet.

Im hektischen Apothekenalltag kommt es jedoch häufig zu unvorhergesehenen Ereignissen, die den besten Plan durcheinanderbringen können. Hier kann die sogenannte 40:60-Regel helfen. Diese Methode sieht vor, dass nur 40 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit fest verplant werden, während die restlichen 60 Prozent als Puffer für spontane Aufgaben und unvorhergesehene Ereignisse, wie dringende Kundenanfragen oder Lieferprobleme, reserviert bleiben. Durch diesen Puffer entsteht die nötige Flexibilität, um auf kurzfristige Herausforderungen reagieren zu können, ohne dass der gesamte Tagesplan aus den Fugen gerät.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Zeitmanagements ist die Priorisierung von Aufgaben. In stressigen Zeiten neigen viele dazu, kleinere Aufgaben schnell zu erledigen, um sie von der To-do-Liste zu streichen. Doch dies führt oft dazu, dass die großen, wirklich wichtigen Aufgaben am Ende des Tages nicht mehr genügend Zeit erhalten. Das sogenannte Kieselprinzip hilft dabei, genau dieses Problem zu vermeiden. Dabei geht es darum, die großen, zentralen Aufgaben – wie die Vorbereitung von Grippeimpfungen oder die monatlichen Abrechnungen – zuerst in den Zeitplan zu integrieren. Erst danach sollten die kleineren, weniger dringlichen Aufgaben folgen. Durch diese Strukturierung wird sichergestellt, dass die entscheidenden Tätigkeiten ausreichend Raum erhalten und nicht durch Kleinigkeiten verdrängt werden.

Neben einer gut durchdachten Aufgabenplanung ist es für Apothekenbetreiber ebenso wichtig, klare Grenzen zu setzen. Besonders in der Apotheke ist es oft schwierig, Kunden oder Lieferanten eine Anfrage abzulehnen, doch wer zu allem Ja sagt, riskiert, sich zu überlasten. Deshalb ist es entscheidend, sich bewusst zu machen, welche Aufgaben tatsächlich Priorität haben und welche auch einmal delegiert oder verschoben werden können. Durch eine klare und direkte Kommunikation, sowohl mit dem Team als auch mit den Kunden, lassen sich übermäßige Belastungen vermeiden und der Fokus auf das Wesentliche legen.

Nicht zu vergessen ist dabei die eigene Gesundheit. Gerade in der kalten Jahreszeit neigen viele dazu, Pausen zu verkürzen oder ganz ausfallen zu lassen, um den gestiegenen Arbeitsaufwand zu bewältigen. Doch genau das führt langfristig zu Erschöpfung und einer sinkenden Leistungsfähigkeit. Apothekenbetreiber sollten daher bewusst Zeit für Bewegung, gesunde Ernährung und ausreichend Erholung einplanen. Ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft oder eine gesunde Mahlzeit während der Mittagspause können dabei helfen, neue Energie zu tanken und den Kopf frei zu bekommen.

Insgesamt zeigt sich, dass ein durchdachtes Zeitmanagement der Schlüssel ist, um die Herausforderungen der Herbst- und Wintersaison erfolgreich zu meistern. Apothekenbetreiber, die ihre Zeit effizient planen, klare Prioritäten setzen und sich Raum für Flexibilität und Erholung schaffen, können nicht nur den gestiegenen Anforderungen gerecht werden, sondern auch langfristig ihre eigene Gesundheit und Leistungsfähigkeit erhalten.

 
Kommentar: Zeitmanagement als Schlüssel zum Erfolg in der Apotheke

Zeitmanagement ist in der heutigen Arbeitswelt für viele Menschen eine Herausforderung, doch für Apothekenbetreiber hat es eine besondere Bedeutung. Während in vielen anderen Branchen die Arbeitslast konstant bleibt, gibt es in Apotheken deutliche saisonale Schwankungen. Besonders in der Herbst- und Wintersaison, wenn Erkältungen und Grippewellen das Gesundheitssystem belasten, steigt der Druck auf die Apothekenbetreiber enorm. Neben der gestiegenen Nachfrage nach Medikamenten und Impfstoffen kommen häufig noch unerwartete Aufgaben hinzu, wie kurzfristige Bestellungen oder dringende Beratungen.

In diesem Umfeld ist es unerlässlich, die eigene Zeit effizient zu nutzen und Prioritäten klar zu setzen. Die 40:60-Regel ist hierbei ein wertvolles Werkzeug, um den nötigen Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse zu schaffen. Wer seine gesamte Arbeitszeit verplant, läuft Gefahr, bei spontanen Herausforderungen schnell unter Zeitdruck zu geraten. Der Puffer, den die 40:60-Regel bietet, ermöglicht es Apothekenbetreibern, flexibel auf unvorhersehbare Ereignisse zu reagieren, ohne dass der gesamte Tagesplan ins Wanken gerät.

Auch das Kieselprinzip ist in der Praxis ein bewährter Ansatz, um den Überblick zu behalten und die wirklich wichtigen Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Wer in stressigen Zeiten zunächst die großen Aufgaben erledigt und die kleineren Tätigkeiten danach abarbeitet, kann sicherstellen, dass die wichtigsten Aspekte des Apothekenbetriebs nicht untergehen. Dies ist besonders in der Hochsaison entscheidend, wenn viele Aufgaben gleichzeitig bewältigt werden müssen.

Ein weiteres zentrales Element erfolgreichen Zeitmanagements ist die Fähigkeit, »Nein« zu sagen. Apothekenbetreiber neigen oft dazu, sich zu viel aufzubürden, weil sie niemanden enttäuschen wollen. Doch wer zu viele Aufgaben gleichzeitig annimmt, riskiert, sich zu überlasten und dabei die Qualität seiner Arbeit zu gefährden. Hier ist es wichtig, Grenzen zu setzen und Aufgaben auch einmal abzulehnen oder zu delegieren. Klare Kommunikation und das Bewusstsein für die eigenen Kapazitäten sind der Schlüssel, um den Arbeitsdruck zu reduzieren und gleichzeitig eine hohe Servicequalität zu gewährleisten.

Letztlich ist gutes Zeitmanagement nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der eigenen Gesundheit. Gerade in der stressigen Herbst- und Wintersaison ist es wichtig, sich ausreichend Zeit für Pausen und Erholung zu nehmen. Apothekenbetreiber, die sich bewusst Zeitfenster für Bewegung und Erholung schaffen, werden langfristig nicht nur stressresistenter, sondern auch leistungsfähiger bleiben.

Zeitmanagement ist somit der Schlüssel, um den Herausforderungen des Apothekenalltags erfolgreich zu begegnen. Wer die richtige Balance zwischen Planung, Flexibilität und Erholung findet, wird nicht nur die gestiegenen Anforderungen der kalten Jahreszeit meistern, sondern auch langfristig erfolgreich und gesund bleiben.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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