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APOTHEKE | Medienspiegel & Presse |

Apotheken-News: Zeit erzeugt Kosten, Botendienst erzeugt Risiko, Betriebsstrategie braucht Versicherung

Warum Apotheken jede Stunde ökonomisch bewerten müssen, was bei Retaxationen zählt und welche Policen gegen Verluste schützen

Die Zeit ist der am meisten unterschätzte Kostenfaktor im Apothekenbetrieb – ob bei regulärer Öffnungszeit, im Notdienst oder beim scheinbar banalen Botendienst. Jede Stunde verursacht reale Aufwände, die nur durch präzise Steuerung und rechtssichere Abrechnung kompensiert werden können. Allein bei Botendiensten zeigen sich die wirtschaftlichen Gefahren in aller Schärfe: Millionen nicht vergüteter Leistungen führen zu empfindlichen Verlusten, während Versicherungsfragen, Dokumentationspflichten und rechtliche Unsicherheiten den Handlungsspielraum weiter verengen. Zeit wird damit zur Risikozone – insbesondere, wenn Bereitschaftsdienste unzureichend kompensiert sind oder Öffnungszeiten ohne echte Frequenz durchgezogen werden. Der neue Koalitionsvertrag bietet zwar finanzielle Hoffnung durch Fixumanhebung und Skontoregeln, doch ohne strukturelle Zeitoptimierung verpufft jeder Zugewinn. In dieser Gemengelage wird die Stunde zur Managementeinheit, der Botendienst zum Prüfstein für Risikovermeidung und die Notdienstbereitschaft zum Schlüssel für Versicherbarkeit. Wer seinen Betrieb nicht sekundengenau steuert, verliert nicht nur Ertrag – sondern auch Kontrolle über sein wirtschaftliches Fundament.

Wenn Zeit zur ökonomischen Achse wird, verändert sich der Blick auf den Apothekenbetrieb fundamental. Eine Stunde ist nicht mehr bloß ein Segment der Öffnungszeit, sondern ein präziser Kalkulationsbaustein: Was kostet sie? Was leistet sie? Und vor allem: Wann trägt sie sich nicht mehr? Genau diese Fragen rücken in den Mittelpunkt, wenn Apotheken ihre Betriebsstruktur mit Blick auf Wirtschaftlichkeit, Personalbindung und Versorgungspflicht analysieren. Dabei ist die Stunde keine abstrakte Rechengröße, sondern das konkrete Produkt aus Personalaufwand, Fixkosten, Umsatzpotenzial und regulatorischem Rahmen. Der Botendienst liefert das erste Beispiel: Knapp 98 Prozent aller Apotheken bieten ihn an, doch längst nicht jede Lieferung ist abrechnungsfähig – und längst nicht jede Rechnung wird bezahlt. Allein 2024 sanken die GKV-finanzierten Botendienste von über 29 Millionen auf rund 25,5 Millionen – ein dramatischer Rückgang. Ursache sind engere Prüfkriterien, striktere Auslegungen der Notwendigkeit und die wachsende Retaxbereitschaft der Kassen. Wer in diesem Umfeld keine belastbare Dokumentation und keinen rechtssicheren Abrechnungsprozess vorweisen kann, riskiert die völlige Streichung seiner Leistung – obwohl sie erbracht wurde.

Einzelne Botendienste kosten im Durchschnitt zwischen 6 und 8 Euro, während der gesetzliche Zuschuss in Höhe von 2,50 Euro in vielen Fällen nicht gewährt wird. Damit wird jeder nicht vergütete Botendienst zu einem Verlustgeschäft – und jede unnötige Dienststunde zu einer betriebswirtschaftlichen Hypothek. Diese Entwicklung zwingt Apotheken zur Neubewertung ihrer Zeitökonomie. Besonders kritisch wird es im Notdienst: Die Bereitschaftsstunden zählen zu den kostenintensivsten Betriebszeiten überhaupt – Personalzuschläge, Nachtzuschläge, Sicherheitsanforderungen und häufig niedrige Frequenzzahlen erzeugen eine wirtschaftliche Schieflage, die in vielen Regionen nicht mehr aufgefangen werden kann. Dennoch sind Notdienste gesetzlich vorgeschrieben, die Entschädigungen aber oft unzureichend. Die Bereitschaft wird zur Belastung, die Stunde zur Druckzone.

Parallel gerät die klassische Öffnungszeit unter Rationalisierungsdruck: Während viele Apotheken nach wie vor mit Vollzeitfenstern zwischen 50 und 60 Wochenstunden operieren, nimmt die reale Kundenfrequenz in Randzeiten ab – vor allem in urbanen Gebieten mit starker Konkurrenz durch Versandhandel und digitale Plattformen. Die betriebswirtschaftliche Konsequenz: Nicht jede Stunde rechtfertigt ihren Aufwand. Dennoch ist die Anpassung ein Tabu – aus Sorge vor Kundenverlust, Imageeinbußen oder Reputationsschäden. Doch genau hier liegen die Optimierungshebel verborgen: Die präzise Analyse der Stundenprofitabilität – über eine Kombination aus Stundenumsatz, Personalaufwand und Fixkosten – ermöglicht erstmals eine systematische Neuausrichtung der Betriebszeiten, ohne die Versorgungsleistung zu schmälern.

Eine weitere Dimension der Zeitökonomie betrifft die Zukunftsstrategie: Der neue Koalitionsvertrag bringt Hoffnung auf strukturelle Erleichterungen – etwa durch die geplante Anhebung des Rx-Fixums von 8,35 auf 9,50 Euro, was einem potenziellen Mehrertrag von 54.000 Euro pro Jahr entspricht. Noch stärker fällt der Hebel aus, wenn die Skontowiedereinführung greift: Bei Zahlung innerhalb definierter Fristen sollen Apotheken wieder 3 Prozent Skonto geltend machen können – bei 500.000 Euro Jahreswarenumsatz ergibt sich ein Zusatzertrag von bis zu 15.000 Euro. Doch all diese Effekte verpuffen, wenn die Betriebsstruktur nicht parallel optimiert wird. Wer dauerhaft Personal für Stunden einsetzt, die keinen Nettoertrag generieren, frisst jedes Plus wieder auf. Die Apotheken müssen deshalb lernen, strategisch mit Zeit umzugehen – nicht nur mit Blick auf Arbeitsrecht oder Dienstpläne, sondern als unternehmerisches Steuerungselement.

Gleichzeitig stellt sich die Frage nach Absicherung und Resilienz: Was passiert, wenn eine Fehlkalkulation zu massiven Verlusten führt? Welche Versicherungsmodelle greifen im Fall von Retaxationen, Notdienstunfällen oder Botendienstschäden? Derzeit gibt es noch zu wenige Apotheken, die gezielt Zeitrisiken versichern – etwa über kombinierte Ertragsausfall- und Rechtsschutzmodule, die auch abrechnungstechnische Auseinandersetzungen mit Kassen abdecken. Dabei sind diese Policen längst nicht mehr exotisch, sondern betriebliche Notwendigkeit. Denn Zeit ist nicht nur Geld, sondern zunehmend Haftung.

Ein weiteres Zeitproblem entsteht durch juristische Unschärfen in der Abrechnungspraxis. Die Frage, wann ein Botendienst tatsächlich abgerechnet werden darf – etwa bei Folgerezepten, Pflegeheimversorgung oder Rücksprachen mit Ärzten – ist oft nicht eindeutig geregelt. Kassen pochen auf medizinische Unverzichtbarkeit, Apotheken argumentieren mit Versorgungsrealität. In der Praxis bleibt häufig nur das Restrisiko – und das kann teuer werden.

Besonders heikel ist der Umgang mit Parallelstrukturen: Viele Apotheken betreiben Zweitstandorte, Filialen oder Lieferstützpunkte, die eigene Zeitachsen erzeugen – und damit neue Risikoflächen. Wer diese nicht betriebswirtschaftlich synchronisiert, verliert schnell den Überblick. Die Einführung von Echtzeitmonitoring-Tools, wie sie in anderen Branchen längst Standard sind, kann helfen, die Rentabilität pro Stunde standortübergreifend zu erfassen – inklusive Personalaufwand, Wareneinsatz und Dienstverteilung. Nur so lässt sich verhindern, dass gut gemeinte Präsenz zur Verlustquelle wird.

Doch Zeit ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern auch ein psychologischer Parameter. Inhaberinnen und Inhaber berichten regelmäßig von Erschöpfung durch endlose Präsenzzeiten, die keine Deckung bieten – ein Problem, das sich in Regionen mit hoher Notdienstdichte besonders zeigt. Der physische Einsatz wird zur Belastung, die ökonomisch kaum gedeckt ist. Wer das nicht erkennt, gefährdet nicht nur seine Gesundheit, sondern die Zukunft seines gesamten Betriebs.

Die neue betriebswirtschaftliche Perspektive auf die Stunde schafft daher ein Bewusstsein für ein bislang unterschätztes Steuerungselement. In einer Branche, die mit regulatorischen Lasten, Fachkräftemangel und wachsendem digitalen Wettbewerb konfrontiert ist, zählt jede Stunde doppelt: als Versorgungseinheit und als betrieblicher Hebel. Nur wer die reale Kostenstruktur pro Stunde kennt – für Botendienst, Notdienst, Präsenzzeit und Öffnungsbetrieb – kann die wirtschaftliche Realität seiner Apotheke wirklich steuern. Der Rest ist Hoffnung – und die lässt sich nicht bilanzieren.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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