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Apotheken-News: Lagerung ist Verantwortung, Schaden ist Risiko, Absicherung ist Pflicht

Wie Apotheken Risiken bei Kühlausfällen begegnen, durch spezifische Policen Vermögensschutz schaffen und Versorgungssicherheit gewährleisten

Kühlpflicht ist keine Nebensache – sie entscheidet über Versorgungssicherheit, Vermögensschutz und unternehmerische Stabilität in Apotheken, denn bei Kühlausfall können temperaturempfindliche Arzneimittel binnen Stunden unbrauchbar werden und finanzielle Schäden im fünfstelligen Bereich verursachen, weshalb Apotheker nicht nur auf technische Ausstattung und tägliche Kontrolle, sondern vor allem auf systematische Absicherung durch branchenspezifische Policen setzen müssen, die explizit Verderbschäden abdecken, klaren Schutzrahmen bieten und lückenlose Dokumentation voraussetzen, denn nur wer diese Kombination aus Technik, Organisation und Versicherungsstrategie konsequent umsetzt, wird im Notfall nicht überrascht, sondern bleibt handlungsfähig, verantwortungsvoll und wirtschaftlich geschützt – eine Führungsaufgabe, die über die Zukunftsfähigkeit der Offizin entscheidet.

Kühlpflichtige Arzneimittel gehören zu den sensibelsten Lagergütern in Apotheken – sie verbinden hohe Wertdichte mit strengen regulatorischen Anforderungen. Ob Insuline, Impfstoffe oder Biologika: Schon geringfügige Temperaturabweichungen können zu irreversiblen Qualitätseinbußen und damit zu sofortigem Wertverlust führen. Für Apotheken entsteht daraus ein dreifacher Druck: pharmazeutisch, wirtschaftlich und haftungsrechtlich. Ein defekter Kompressor, ein unbemerkter Stromausfall oder ein fehlerhafter Sensor können binnen Stunden mehrere Tausend Euro Schaden verursachen. Was viele unterschätzen: Der finanzielle Schaden ist meist nur die erste Folge – hinzu treten dokumentationspflichtige Meldepflichten, Abrechnungsprobleme, mögliche Versorgungsunterbrechungen und langfristige Reputationsverluste.

Die erste Verantwortung beginnt bei der Technik. Haushaltsübliche Kühlgeräte sind weder normgerecht noch ausreichend sicher. Es braucht zertifizierte Medikamentenkühlschränke mit stabiler Temperaturführung, Alarmfunktion, redundanter Stromversorgung und digitaler Datenaufzeichnung. Nur mit solchen Geräten lässt sich die durchgehende Einhaltung des vorgeschriebenen Temperaturkorridors (+2 bis +8 Grad Celsius) nachweisen – ein zentrales Kriterium nicht nur für die Arzneimittelsicherheit, sondern auch für die spätere Versicherbarkeit im Schadensfall.

Doch Technik allein genügt nicht. Apothekenbetreiber müssen organisatorisch vorsorgen: mit klaren Verantwortlichkeiten, Schulungen für alle Mitarbeitenden, täglichen Sichtkontrollen, dokumentierten Reaktionen bei Alarmen sowie funktionierenden Eskalationsplänen. Notfallboxen, mobile Kühleinheiten, Kooperationen mit Nachbarbetrieben und externe Wartungsverträge gehören zur Basisausstattung moderner Betriebsführung. Denn jeder Alarm ist potenziell kritisch – und jede Reaktion darauf muss nicht nur sachgerecht, sondern auch belegbar sein.

In dieser Gesamtlage wird deutlich, warum eine branchenspezifische Kühlgut-Versicherung nicht als Zusatzoption betrachtet werden darf, sondern als betriebliche Notwendigkeit. Standard-Policen – etwa Inhaltsversicherungen oder allgemeine Elektronikversicherungen – greifen im Regelfall nicht bei Verderbschäden durch Temperaturabweichungen. Selbst technische Defekte werden nur dann abgedeckt, wenn die Ursache klar bestimmbar und der Nachweis lückenlos ist. Eine spezialisierte Kühlgut-Police hingegen bezieht exakt jene Risiken ein, die im Apothekenalltag realistisch auftreten: Stromausfall, Geräteschaden, Sensorversagen, Bedienfehler, Entsorgungskosten, Rückrufe, Folgekosten durch Betriebsunterbrechung.

Doch diese Policen greifen nicht bedingungslos. Voraussetzung ist ein strukturiertes Qualitätsmanagement, das technische, personelle und organisatorische Voraussetzungen erfüllt: zertifizierte Kühlgeräte, dokumentierte Temperaturverläufe, Wartungsnachweise, Reaktionsprotokolle. Versicherer verlangen in der Regel jährliche Prüfberichte oder Systemaudits – und schließen Schäden aus, die auf grobe Fahrlässigkeit oder unzureichende Dokumentation zurückzuführen sind.

Für Apotheken ergibt sich daraus eine strategische Verpflichtung: Sie müssen Kühlgutmanagement als Führungsaufgabe begreifen und mit dem gleichen Ernst behandeln wie Rezepturhygiene, Datenschutz oder Betäubungsmitteldokumentation. Der wirtschaftliche Hintergrund ist eindeutig: Ein einziger Schaden durch verderbliche Ware kann den Jahresgewinn neutralisieren. Zugleich kann ein Rückruf beschädigter Ware – etwa bei Impfstoffen oder onkologischen Therapien – eine Kaskade aus Reputationsverlust, Versorgungsunsicherheit und Kontrollbesuchen auslösen.

Deshalb gehört die branchenspezifische Kühlgut-Versicherung nicht an das Ende der Planungskette, sondern an den Anfang. Sie bildet den äußeren Schutzring eines Systems, das aus Technik, Überwachung, Notfallplanung und personeller Verantwortung besteht. Ihr Nutzen zeigt sich nicht erst im Schadensfall – sondern schon im Wissen, vorbereitet zu sein. Denn jeder Apotheker, der nachts um drei einen Temperaturalarm erhält, braucht nicht nur Technik und Personal – er braucht die Sicherheit, dass selbst im schlimmsten Fall der Betrieb nicht existenziell gefährdet ist.

Von Engin Günder, Fachjournalist

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